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Avez-vous déjà rencontré quelqu'un qui aimait les réunions ? Non ? Nous non plus.
Malheureusement, si aucune entreprise ne peut se permettre de s'en passer, 90% des personnes que nous avons interrogées ont estimé que la plupart ne servaient à rien.
Votre enjeu est donc de parvenir à préparer une réunion efficace, que vos collaborateurs trouveront "utile !".
Si vous suivez les 5 étapes ci-dessous, il n'y aura plus aucune raison pour que vous meniez des réunions futiles et improductives. Alors, prêt(e) ?
Une réunion bien préparée est avant tout un moment productif. Elle permet d'améliorer la collaboration entre les équipes et l'émergence de nouvelles idées.
L'un des pires constata que l'on puisse faire d'une réunion est que le coût généré soit supérieur au bénéfice.
Une réunion ne doit donc jamais avoir lieu si elle n'est pas strictement nécessaire. Pour savoir si elle nécessaire, posez-vous la question de son objectif. Pourquoi souhaitez-vous réunir plusieurs membres d'un projet ?
La première étape consiste donc à formuler à l'écrit :
Il est important de réfléchir à la liste des participants à l'avance. Les points à prendre en compte sont les suivants :
Vos participants doivent arriver en sachant ce qui les attend. Ils doivent connaître leur rôle et leur valeur ajoutée dans cette réunion.
Pour cela, vous devez planifier le contenu à l'avance, l'ordre des sujets à discuter et le temps approximatif qui sera consacré à chacun d'entre eux.
Pensez à anticiper l'interaction en prévoyant l'intervention de vos collaborateurs à certains sujets.
C'est probablement la chose la plus importante : une réunion doit être préparée et son contenu doit être envoyé aux participants quelques jours avant la date de l'évènement.
Pensez à indiquer lieu et l'heure de la réunion ainsi que la liste de tous les participants.
Désignez au préalable une personne chargée de rédiger le compte rendu de réunion en privilégiant la personne qui aura le moins besoin d'être active durant cette réunion.
Enfin, n'oubliez pas de demander une confirmation de présence afin d'adapter l'ordre du jour en cas d'absence. Laissez également la possibilité à vos collaborateurs d'inclure des points à l'ordre du jour.
Maintenant que votre réunion est prête sur papier, vous devez penser au concret.
Définissez précisément tout l'équipement dont vous allez avoir besoin :
L'agencement d'une salle de réunion ne doit pas être laissé au hasard. Chaque type de réunion nécessite une disposition de table particulière.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article dédié à ce sujet : Comment choisir la disposition d'une salle de réunion ?
Avant de démarrer, penser à rappeler vos attentes en termes d'objectif, mais aussi de comportement. Essayez de mettre à l'aise les participants en les présentant au reste du groupe. Il est également nécessaire de préciser quelles variations de l'ordre du jour seront tolérées et comment le temps sera géré.
Lorsqu'elle touche à sa fin, pensez à faire un résumé de la réunion. Concentrez la dernière partie sur les décisions prises, les tâches assignées, les objectifs à atteindre et les délais de chacun.
On l'oublie souvent, mais il est nécessaire d'avoir une trace des réunions passées.
Si vous avez bien suivi l'étape 4, vous devez normalement avoir désigné une personne responsable de la rédaction du procès verbal.
N’hésitez pas à utiliser un appareil d’enregistrement pour garantir l’exactitude du compte rendu. La tâche sera notamment plus simple pour la personne qui rédige le procès verbal.
Enfin, envoyez le procès verbal de réunion à chaque membre de la réunion ou téléchargez-le dans un fichier partagé pour que chacun puisse y revenir si besoin.
