Préparer une réunion efficace : 8 étapes pour un succès assuré

Par Denis THELLIER
Mis à jour le 29/06/2023
3 minutes de lecture

Avez-vous déjà rencontré quelqu'un qui aime les réunions ? Non ? Nous non plus.

Malheureusement, si aucune entreprise ne peut se permettre de s'en passer, 90% des personnes interrogées estiment que la plupart d'entre elles ne servent à rien.

Votre défi est donc de préparer une réunion efficace, utile pour vos collaborateurs !

Voici les 8 étapes clés pour des réunions productives :

Étape 1 : Définir un objectif de réunion précis

Pour éviter que le coût d'une réunion ne dépasse ses bénéfices, il est essentiel de ne la tenir que si elle est strictement nécessaire. Déterminez l'objectif de la réunion en répondant aux questions suivantes :

  • Pourquoi réunir plusieurs membres d'un projet ?
  • Quels sont les deux à trois sujets à traiter ?
  • Quels sont les points clés et les problèmes à résoudre pour chaque sujet ?
  • Combien de temps allouer à chaque sujet ?

Étape 2 : Déterminer la liste des participants

Réfléchissez à l'avance à la liste des participants en prenant en compte les éléments suivants :

  • Nombre de participants. Plus il y en a, plus les décisions seront difficiles à prendre. Un nombre impair fonctionne souvent mieux qu'un nombre pair.
  • Composition du groupe. Un groupe homogène facilite le travail, mais un groupe hétérogène apporte plus de valeur.
  • Concurrence-coopération. Favorisez une optique de coopération pour développer l'efficacité du groupe.

Étape 3 : Rédiger l'ordre du jour

Assurez-vous que les participants sachent à quoi s'attendre et comprennent leur rôle dans la réunion. Planifiez à l'avance le contenu, l'ordre des sujets et le temps alloué à chacun d'eux. Prévoyez également les interventions des collaborateurs sur certains sujets.

Étape 4 : Envoyer les invitations à vos participants

Préparez soigneusement la réunion en envoyant aux participants le lieu, l'heure et la liste des participants. Désignez une personne chargée de rédiger le compte rendu de réunion en privilégiant celle qui sera moins active durant la réunion. Demandez une confirmation de présence et laissez la possibilité d'inclure des points à l'ordre du jour.

Étape 5 : Anticiper le côté matériel

Pensez aux éléments matériels nécessaires pour la réunion :

  • Taille de la salle
  • Rétroprojecteur
  • Micro
  • Documents à imprimer
  • Bloc-notes
  • Stylo
  • Bouteilles d’eau

L'agencement d'une salle de réunion ne doit pas non plus être laissé au hasard. Chaque type de réunion nécessite une disposition de table particulière. Pour en savoir plus sur la disposition des salles de réunion, consultez notre article sur Quelle disposition choisir pour une salle de réunion.

Étape 6 : Durant la réunion, rappeler et respecter l'ordre du jour

Avant de démarrer, rappelez les objectifs et le comportement attendu. Présentez les participants les uns aux autres pour mettre tout le monde à l'aise. Précisez également les tolérances concernant l'ordre du jour et la gestion du temps.

Étape 7 : Définir les actions futures

En fin de réunion, résumez les décisions prises, les tâches assignées, les objectifs à atteindre et les délais impartis. Assurez-vous que chacun ait une vision claire des prochaines actions à entreprendre.

Étape 8 : Après la réunion, partager le PV de réunion

Il est important de conserver une trace des réunions passées. Si vous avez désigné une personne pour rédiger le compte rendu, utilisez un appareil d'enregistrement pour garantir son exactitude. Envoyez ensuite le compte rendu à chaque participant ou partagez-le dans un fichier accessible à tous.

Pour plus de conseils sur la rédaction efficace d'un compte rendu de réunion, consultez notre article sur Compte rendu de réunion : 5 conseils pour rédiger efficacement.

En suivant ces 9 étapes, vous serez en mesure de préparer des réunions efficaces et productives. Ne laissez plus les réunions être perçues comme inutiles. Faites-en des occasions d'échange et de collaboration fructueuses pour votre équipe !

N'hésitez pas à utiliser les liens internes suivants pour accéder à des articles complémentaires :

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