preparer une reunion

Avez-vous déjà rencontré quelqu’un qui aimait les réunions ? Non ? Nous non plus.

Toujours est-il que les réunions sont nécessaires au bon développement d’une entreprise. C’est un moment productif permettant d’améliorer la collaboration et l’émergence de nouvelles idées.

Alors comment organiser une réunion où, sans aucun sarcasme, les collaborateurs diront que c’était une « réunion utile » ? Voici nos conseils pour la rendre efficace et attrayante.

Définir un objectif précis

Il arrive que le coût généré par une réunion soit supérieur au bénéfice qu’elle peut apporter. Par palier à ce fléau, une réunion ne doit pas avoir lieu si elle n’est pas strictement nécessaire, si elle ne répond pas à un objectif précis.

Déterminer la liste des participants

Il est important de réfléchir à la liste des participants à l’avance. Les points à prendre en compte sont les suivants :

  • Nombre de participants. Plus il y aura de collaborateurs, plus les décisions seront difficiles à prendre. À contrario, avec trop peu de participants, les objectifs seront plus difficile à atteindre en raison du manque d’informations et de compétence de chacun. Aussi, sachez qu’un nombre impair fonctionne souvent mieux qu’un nombre pair car il a tendance à polariser le groupe.
  • Composition. Un groupe homogène réalisera un travail plus facilement mais sera moins créatif. Un groupe hétérogène offre plus de valeur mais a besoin de plus de temps pour s’entendre.
  • Concurrence-coopération. Les groupes qui travaillent avec un objectif commun dans une optique de coopération se développent plus efficacement. De plus, leurs membres ont un niveau de satisfaction plus élevé, une meilleure communication interpersonnelle, une plus grande participation et de meilleures performances.

Envoyer l’ordre du jour avant la réunion

C’est probablement la chose la plus importante : une réunion doit être préparée et son contenu doit être envoyé aux participants quelques jours avant la date de l’évènement. Les participants doivent arriver en sachant ce qui les attend. Ils doivent connaître leur rôle et la manière dont ils vont pouvoir atteindre les objectifs préalablement définis.

Pour cela, vous devez planifier le contenu à l’avance, l’ordre des sujets à discuter et le temps approximatif qui sera consacré à chacun d’entre eux. Pensez à indiquer lieu et l’heure de la réunion et la liste des participants.

N’oubliez pas de demandez aux participants s’ils souhaitent inclure des points à l’ordre du jour.

Choisir une bonne configuration de salle

La disposition de la pièce et de la table est extrêmement importante. Cela s’avère primordial pour le bon déroulement de votre meeting mais aussi pour le comportement des participants.

Alors, quel agencement choisir pour quel type de réunion ? Choisissez une salle avec une table ronde ou rectangulaire pour la réunion d’un comité de direction ou pour un entretien. En étant face à face, cette disposition favorise la participation de chacun. Optez pour une table en U pour un évènement regroupant une trentaine de personnes. Elle favorise mieux la visibilité et l’interaction entre les participants. Une salle de théâtre, quant à elle, permettra à un animateur de faire une présentation ou de projeter un écran que tout le monde pourra voir. Enfin, une disposition en salle de classe permet aux participants d’être à l’aise pour écrire. Elle est adéquate pour dispenser une formation.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à lire notre article sur les différents types d’agencement d’une salle de réunion.

Cadrer la réunion avant de démarrer

On l’oublie souvent mais il est nécessaire de suivre des lignes directrices lors d’une réunion.

Avant de démarrer, penser à rappeler vos attentes en terme de comportement. Essayez de mettre à l’aise les participants en les présentant au reste du groupe. Il est également nécessaire de préciser quelles variations de l’ordre du jour seront tolérées et comment le temps sera géré.

Enfin, pensez à faire un résumé de la réunion lorsqu’elle touche à sa fin. Terminez la réunion en vous concentrant sur les décisions prises, les tâches assignées et les objectifs à atteindre.