Avez-vous déjà rencontré quelqu'un qui aime les réunions ? Non ? Nous non plus.
Malheureusement, si aucune entreprise ne peut se permettre de s'en passer, 90% des personnes interrogées estiment que la plupart d'entre elles ne servent à rien.
Votre défi est donc de préparer une réunion efficace, utile pour vos collaborateurs !
Voici les 8 étapes clés pour des réunions productives :
Pour éviter que le coût d'une réunion ne dépasse ses bénéfices, il est essentiel de ne la tenir que si elle est strictement nécessaire. Déterminez l'objectif de la réunion en répondant aux questions suivantes :
Réfléchissez à l'avance à la liste des participants en prenant en compte les éléments suivants :
Assurez-vous que les participants sachent à quoi s'attendre et comprennent leur rôle dans la réunion. Planifiez à l'avance le contenu, l'ordre des sujets et le temps alloué à chacun d'eux. Prévoyez également les interventions des collaborateurs sur certains sujets.
Préparez soigneusement la réunion en envoyant aux participants le lieu, l'heure et la liste des participants. Désignez une personne chargée de rédiger le compte rendu de réunion en privilégiant celle qui sera moins active durant la réunion. Demandez une confirmation de présence et laissez la possibilité d'inclure des points à l'ordre du jour.
Pensez aux éléments matériels nécessaires pour la réunion :
L'agencement d'une salle de réunion ne doit pas non plus être laissé au hasard. Chaque type de réunion nécessite une disposition de table particulière. Pour en savoir plus sur la disposition des salles de réunion, consultez notre article sur Quelle disposition choisir pour une salle de réunion.
Avant de démarrer, rappelez les objectifs et le comportement attendu. Présentez les participants les uns aux autres pour mettre tout le monde à l'aise. Précisez également les tolérances concernant l'ordre du jour et la gestion du temps.
En fin de réunion, résumez les décisions prises, les tâches assignées, les objectifs à atteindre et les délais impartis. Assurez-vous que chacun ait une vision claire des prochaines actions à entreprendre.
Il est important de conserver une trace des réunions passées. Si vous avez désigné une personne pour rédiger le compte rendu, utilisez un appareil d'enregistrement pour garantir son exactitude. Envoyez ensuite le compte rendu à chaque participant ou partagez-le dans un fichier accessible à tous.
Pour plus de conseils sur la rédaction efficace d'un compte rendu de réunion, consultez notre article sur Compte rendu de réunion : 5 conseils pour rédiger efficacement.
En suivant ces 9 étapes, vous serez en mesure de préparer des réunions efficaces et productives. Ne laissez plus les réunions être perçues comme inutiles. Faites-en des occasions d'échange et de collaboration fructueuses pour votre équipe !
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