Vous êtes chargé de rédiger un compte rendu de réunion et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Pas de panique, nous vous donnons 5 conseils pour y parvenir rapidement et efficacement.
Avant de commencer, voici un rappel de ce qu’est concrètement un compte rendu de réunion et de quel est son objectif.
Le compte rendu de réunion est un document synthétisant les discussions et les décisions prises au cours d’une réunion d’entreprise.
Un bon compte rendu de réunion permet de conserver une trace écrite de ce qui a été convenu lors d'une réunion. Il rappelle aux participants les décisions prises, les actions à réaliser et les dates d’échéance.
Sans compte rendu de réunion, vous n'avez aucun moyen formel de savoir si une action a été effectuée dans les temps.
Dans la plupart des sociétés, on délègue la prise de note et la rédaction du compte rendu au secrétaire du conseil d'administration. Toutefois, n’importe quel membre d’une organisation peut s’en charger.
À savoir : Il existe une différence majeure entre le compte rendu et le procès-verbal d’une réunion. Le PV est un document officiel qui résume les discussions, les actions et les votes au cours d'une réunion formelle. Il fait l’objet d’une obligation légale et doit donc être conservé.
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La rédaction d'un bon compte rendu de réunion peut faire gagner du temps et de l'argent. C'est un document auquel on peut se référer n'importe quand et qui peut être utilisé à des fins de suivi et de développement.
Un compte rendu de réunion est aussi particulièrement utile pour les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion en personne, car elles peuvent voir le genre de choses qui ont été abordées dans la conversation.
Tous les types de réunions de projet n'ont pas besoin d'un procès-verbal, mais peuvent en bénéficier. La plupart d'entre nous auront besoin de rédiger un procès-verbal à un moment donné de leur carrière.
Bien qu’il n’existe pas de format de présentation type, il est néanmoins recommandé d’inclure certaines informations à votre compte rendu.
Il n’y a pas de structure type à respecter, mais nous vous recommandons d’y inclure les points suivants :
Dans l’introduction du compte rendu de réunion, précisez l’heure de début de la réunion et annoncez l’ordre du jour (les différents thèmes abordés lors de la réunion).
Structurez le compte rendu avec l’ordre du jour, sous forme de titres.
Rappelez les objectifs sous format de liste à puce.
Reprenez des passages d’échanges et de discussions qui ont eu lieu entre les participants, pour donner corps à votre texte. Citez les personnes à l’origine de ces échanges.
Concluez chaque point de l’ordre du jour en retranscrivant les solutions et les actions qui ont été validées. N’oubliez pas de préciser les modalités, les acteurs et les délais convenus.
Avant le début de la réunion, je vous conseille de préparer un document en recopiant l’ordre du jour de la réunion qui vous aura été préalablement envoyé.
Pensez à laisser un espace entre chaque point pour pouvoir y ajouter vos notes. De cette manière, vous gagnerez du temps, car vous n’aurez pas à rédiger les titres et la structure de votre compte rendu sera déjà partiellement éditée.
La prise de notes réalisée durant la réunion sert de base à l’élaboration du compte rendu. N’essayez pas de TOUT noter, car c’est impossible.
Si vous sentez que vous manquez de temps pour retranscrire une information importante, annotez simplement le chrono de l’enregistrement pour y revenir plus tard.
N’hésitez pas à enregistrer les discussions pour pouvoir y revenir si vous n’avez pas eu le temps de retranscrire certaines informations à l’écrit. Le principe de savoir que l’on dispose d’un feedback permet de ne pas stresser dans les moments où la prise de note est plus difficile.
Le compte rendu est un texte explicatif. En tant que rédacteur, vous vous devez de retranscrire avec fidélité et neutralité les sujets de discussions traités durant la réunion.
Vous ne devez pas utiliser les pronoms personnels « je » et « nous ». Vous devez privilégier la voix passive.
L'utilisation d'un modèle standard vous permettra de gagner du temps. Vos lecteurs s'habitueront également à lire le compte rendu dans ce format, ce qui leur permettra de trouver les informations plus rapidement.
Si votre entreprise ne dispose pas d'un modèle standard, créez-en un ou demandez-le.
