En tant que gérant d'entreprise ou manager, vous êtes souvent amené à rédiger des comptes rendus de réunion, mais vous souhaitez maximiser leur efficacité ? Ne cherchez plus, nous vous présentons 7 conseils pratiques pour rédiger des comptes rendus de réunion de qualité et améliorer votre productivité.
Un compte rendu de réunion est un document qui synthétise les discussions, les décisions prises et les actions à réaliser lors d'une réunion d'entreprise. Il permet de garder une trace écrite des décisions prises, des responsabilités assignées et des échéances à respecter.
Pour rédiger un compte rendu de réunion efficace, il est recommandé d'inclure les informations suivantes :
Débutez par une introduction précisant l'heure, la date et l'objectif de la réunion. Organisez ensuite votre compte rendu en suivant l'ordre du jour avec des titres clairs et concis. Utilisez des listes à puces pour les points importants. Je vous conseille de préparer ce document avant le début de la réunion.
Rédigez de manière claire et concise en allant droit au but. Évitez les informations superflues et concentrez-vous sur les éléments essentiels abordés lors de la réunion.
Évitez les termes techniques complexes et privilégiez un langage clair et compréhensible par tous. Cela permettra aux lecteurs, même non présents lors de la réunion, de saisir facilement les discussions et les décisions prises.
Le compte rendu est un texte explicatif. En tant que rédacteur, vous vous devez de retranscrire avec fidélité et neutralité les sujets de discussions traités durant la réunion.
Vous ne devez pas utiliser les pronoms personnels « je » et « nous ». Vous devez privilégier la voix passive.
L'utilisation d'un modèle standard vous permettra de gagner du temps. Vos lecteurs s'habitueront également à lire le compte rendu dans ce format, ce qui leur permettra de trouver les informations plus rapidement.
Si votre entreprise ne dispose pas d'un modèle standard, créez-en un ou demandez-le.
Pour chaque point de l'ordre du jour, récapitulez les décisions prises et les actions à entreprendre. Précisez les responsabilités des différentes parties impliquées et les délais à respecter. Assurez-vous d'inclure des liens vers notre guide sur la préparation d'une réunion efficace en 9 étapes pour un suivi complet.
N’hésitez pas à enregistrer les discussions pour pouvoir y revenir si vous n’avez pas eu le temps de retranscrire certaines informations à l’écrit. Le principe de savoir que l’on dispose d’un feedback permet de ne pas stresser dans les moments où la prise de note est plus difficile.
La prise de notes réalisée durant la réunion sert de base à l’élaboration du compte rendu. Si vous sentez que vous manquez de temps pour retranscrire une information importante, annotez simplement le chrono de l’enregistrement pour y revenir plus tard.
Avant de finaliser votre compte rendu, prenez le temps de le relire attentivement pour corriger les éventuelles erreurs et vérifier sa cohérence. Une fois le compte rendu terminé, partagez-le avec tous les participants de la réunion et assurez-vous qu'ils en prennent connaissance.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger des comptes rendus de réunion efficaces qui vous aideront à gagner en productivité et à assurer un suivi optimal des décisions prises. N'oubliez pas de consulter notre article sur la préparation d'une réunion efficace en 9 étapes pour une gestion complète et réussie de vos réunions.
Pour des conseils supplémentaires sur la disposition idéale des salles de réunion, consultez notre article "Quelle disposition choisir pour une salle de réunion". Et pour une préparation complète de vos réunions, découvrez notre guide "Préparer une réunion efficace : 8 étapes à suivre pas à pas".
Prenez le temps d'appliquer ces conseils et vous constaterez une amélioration significative dans la rédaction de vos comptes rendus de réunion.
