Comment fonctionne la domiciliation d’une entreprise ?

Dans un soucis d’administration et d’organisation, avoir un siège social pour une entreprise est très important, c’est ce que l’on appelle la domiciliation.

Mais la domiciliation n’est pas simple à réaliser et beaucoup d’entreprises peinent à trouver un siège social qui leur correspond vraiment. De plus, c’est une pratique qui n’est pas connue du grand public et peu de gens sont informés sur cette action qui est pourtant primordiale dans le monde professionnel. Il existe plusieurs façon de domicilier le siège social d’une entreprise : dans un centre d’affaires ou dans le domicile du dirigeant.

 

Pourquoi domicilier votre entreprise dans un centre d’affaires.

 

Dans un premier temps, solliciter un centre d’affaires pour la domiciliation d’une entreprise permet de profiter de services de qualité. Tout d’abord, le respect de la vie privée car le nom du siège social apparaît sur tous les documents officiels et contractuels de l’entreprise et le fait de choisir son domicile personnel révèle votre adresse à tous les gens avec qui vous êtes en relation professionnellement.

Ensuite, le fait de faire appel à un centre d’affaire permet de donner une véritable image professionnelle puisque ces centres sont situés dans le centre des grandes villes, dans des bureaux de standing. Ce qui est un vrai avantage pour l’image d’une entreprise.

De plus, cette pratique permet de gagner énormément de temps sur des détails. Par exemple, le service courrier d’un centre d’affaire est très efficace et fait gagner énormément de temps puisque le centre dans lequel vous domiciliez votre entreprise s’occupe de réceptionner votre courrier et peut même le scanner pour l’envoyer par mail. Les services à distance sont donc au point et vous permettent de gagner beaucoup de temps en faisant appel à des professionnels de la domiciliation.

 

Installer le siège social au domicile du dirigeant.

 

En fonction du cadre et de la situation de l’entreprise, cette forme de domiciliation peut être temporaire ou permanente.

La forme de domiciliation peut tout d’abord être administrative, l’adresse ne sert alors uniquement qu’à figurer sur l’en-tête d’un courrier postal et pour la partie téléphonique de l’entreprise.

Il est important de noter que la domiciliation ne peut se faire qu’au domicile du dirigeant, pour une SA il s’agira du directeur général, pour une SAS le président et pour une SARL le gérant.

De plus, la forme de domiciliation et ses conditions sont à préciser. Il peut s’agir d’une domiciliation permanente, donc sans limitation de durée, puisque toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile du représentant légal depuis 2005.

D’un autre côté, la domiciliation peut être provisoire suite à des dispositions législatives ou des stipulations contractuelles qui ne permettent pas une domiciliation permanente. Cette domiciliation ne peut alors pas dépasser cinq ans et il est impossible de recourir à un local à usage professionnel. Mais cette pratique n’est pas simple à effectuer car elle comporte beaucoup de formalités à accomplir, notamment lors de la création de la société ou alors lors du transfert de siège ou à l’approche de l’expiration du délai de cinq ans.

 

Les réglementations de la domiciliation

 

Une entreprise non domiciliée ou mal domiciliée voit son immatriculation refusée car la domiciliation permet de justifier l’adresse fiscale et juridique ainsi que la nationalité de l’entreprise. Pour cela, il existe plusieurs obligation au niveau de la loi pour que la domiciliation soit correcte et valide.

Dans un premier temps, l’entreprise doit établir un contrat de domiciliation avec la société qui l’héberge. Ce document manuscrit notifie que le contrat est conclu pour une durée d’au moins trois mois qu’il est possible de renouveler par reconduction, même si un préavis de résiliation peut également être mis en place par l’entreprise ou par le centre d’affaires. De plus, il existe également quelques conditions présentes dans le contrat que les deux parties s’engagent à respecter. Pour finir, ce contrat doit évidemment être signé par les deux parties avant d’être mentionné au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

En signant ce contrat, le domicilié s’engage à utiliser les locaux mis à sa disposition comme siège social de son entreprise. La forme juridique et l’objet de l’entreprise peuvent être modifiés au cours du temps, le domiciliataire doit alors être informé de toutes les modifications.

 

Pour ce qui est du domiciliataire, il s’engage à mettre des locaux à la disposition du domicilié afin que dernier puisse effectuer des réunions ou prestations régulières.

De plus, lors d’une cessation de domiciliations dans ses locaux, le domiciliataire doit impérativement informer le greffier du tribunal.

Il est également très important pour le domiciliataire d’identifier le profil du client pour se mettre à l’abris de toute escroquerie avant la signature du contrat actant le début de la domiciliation.

 

La loi à mise en place ces mesures pour pouvoir protéger les deux parties, c’est pourquoi la domiciliation doit se faire sous toutes les conditions ci-dessus.