Salle de réunion : Comment bien la choisir ?

Vous devez organiser une réunion entre collaborateurs, dispenser une formation, ou encore effectuer une séance de recrutement, la salle de réunion que vous allez choisir est un facteur important dans le bon déroulement de votre événement.

Aussi, je vous propose de découvrir ci-dessous, les 6 éléments incontournables à prendre en compte pour « bien » choisir votre salle de réunion.

  1. La localisation de la salle de réunion

Pour cela, il faut savoir comment vont se déplacer les participants à votre réunion. L’idéal est que votre salle de réunion soit facilement accessible en voiture, avec un stationnement facile est gratuit ou un parking à disposition, et très bien desservie en transports en commun, à côté d’une gare ou d’une station de métro.

Hélas,  cela n’existe que très rarement. Il faudra  très souvent que vous fassiez un choix entre facilité d’accès en voiture et transports en commun bien desservis.  En effet, les transports en commun du type gare, métro et tramway, desservent des zones urbaines très denses où il est très difficile de circuler et de stationner. En général les parkings  et places de stationnement y sont rares et chères.

  1. Les locaux qui abritent la salle de réunion

Trois points à vérifier impérativement

Le premier point à vérifier est la propreté des lieux et l’état de vétusté du bâtiment. En effet, vous ferez une meilleure impression et les participants seront plus réceptifs et concentrés s’ils se sentent bien dans un bel endroit bien tenu.

Le second point et l’accessibilité immédiate. Trouve-t-on facilement l’entrée  et la salle de réunion est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite.

Troisième point très important à vérifier également en terme de propreté et d’accessibilité : Les sanitaires : Sont ils impeccablement propres et accessibles à tous, et notamment équipés pour les personnes à mobilités réduites.

  1. L’accueil et la sécurité de la salle de réunion

Dans la plupart des cas, l’accueil et la sécurité de la salle de réunion seront assurés par la ou les mêmes personnes.

L’attitude professionnelle  des gens de l’accueil doit être irréprochable. Les personnes chargées de l’accueil doivent êtres souriantes, chaleureuses et êtres disponibles pour tous les participants de votre réunion.  Elles doivent savoir orienter ces derniers  et s’assurer qu’il ne manque rien de ce qui est prévu dans la salle.

Un autre aspect très important : la sécurité. Il faut s’assurer que les locaux soient aux normes en termes d’évacuation et de moyens de lutte contre les incendies : Plan d’évacuation, sorties de secours, extincteurs, signalétique…

Le personnel de l’accueil doit être également formé, et  en mesure de faire évacuer tous les participants, et de prévenir les secours en cas d’incendie.

  1. L’équipement de la salle de réunion

De nos jours, une salle de réunion digne de ce nom doit être équipée d’une connexion internet wifi suffisamment importante pour une utilisation par tous les participants.  Pour cela privilégiez les  salles équipées en fibres optiques professionnelles dédiées, afin de garantir un débit  stable et élevée.

Si la salle est meublée, le nombre de tables et de chaises doit correspondre au nombre de participants. On trouvera également à disposition des équipements comme : un vidéo projecteur, tableau blanc et paper board, pour une animation optimale de votre réunion ou formation.

  1. L’environnement proche de la salle de réunion

À ne surtout pas négliger, surtout pour la pause déjeuner ! En effet, si vous prévoyez de déjeuner à l’extérieur avec tous les participants, assurez- vous que la salle de réunion se trouve à moins de 5 minutes à pied du restaurant le plus proche.

Faîtes attention également aux quartiers « chauds » qui peuvent mettre mal à l’aise certains participants.

  1. Les services associés à la salle de réunion

Que votre salle de réunion se trouve au sein d’un hôtel ou mieux, dans un centre d’affaires spécialisé dans ce type de prestation, vérifiez les différentes possibilités et options qui vous sont proposées et qui peuvent venir faciliter l’organisation de votre réunion ou formation.

Par exemple, café et petits déjeuners d’accueil, plateaux repas pour le midi, réservation de restaurant et ou d’hôtel par le service d’accueil, salle de pause et cafétéria à disposition, etc.….

J’espère que cet article vous aura éclairé et que vous réserverez vos futures salles de réunion en toute sérénité.

A bientôt sur le Blog d’IBS

Denis THELLIER

PS: Besoin de réserver une salle de réunion à Lille: http://salle-de-reunion-lille.fr/