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Une salle de réunion est l’endroit où les décisions les plus importantes seront prises. Chaque personne présente dans la pièce doit s'y sentir à l’aise et apte à formuler ses idées pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Pour cette raison, le confort, l’aménagement et l'esthétique d’une salle ne peut pas être négligé.
Voici nos conseils pour vous aider à disposer votre salle de la bonne manière afin de vous assurer la réussite de votre meeting.
Cette salle de réunion est aménagée avec une grande table ronde ou ovale et des chaises tout autour. Elle est parfaite pour un comité de direction, un brainstorming ou une réunion, non informelle, sans présentation ni animateur. Elle permet à chacun de s’exprimer dans une atmosphère conviviale puisqu'elle favorise l'échange et permet à chacun de donner ses idées.
Si vous avez invité plus d'une vingtaine de participants à votre meeting, nous vous conseillons une salle de réunion en forme de U. En d’autres termes, les chaises et les tables sont installées afin de former un U. Elle est appropriée pour les présentations et les vidéoconférences. C’est en général la solution retenue pour une réunion commerciale.
Cette configuration convient aux rassemblements d'un grand nombre de personnes. Elle est très pratique pour les meetings rassemblant un bon nombre de participants et qui requièrent la présence d’un animateur. En effet, les chaises sont mises en place afin d’optimiser l’espace. Cet agencement théâtral est approprié au évènement de lancement de produits et aux séminaires. En revanche, ce type d'agencement ne favorise pas l'échange entre les participants.
Une salle de réunion avec une table rectangulaire est parfaitement appropriée à un CoDir ou un entretien. En étant assis face à face, les participants communiquent mieux entre eux.
Une salle de réunion doit être calme, facile d'accès et bien configurée. Tout l'équipement et le mobilier nécessaire doivent être mis à disposition et parfaitement adapté aux dimensions de la salle de manière à faciliter les déplacements dans la pièce et éviter les encombrements. Le projecteur est nécessaire. Des chaises confortables ainsi que quelques rangements sont également indispensables.
Votre salle de réunion doit être facilement accessible en voiture, avec une possibilité de stationnement gratuit ou un parking à disposition. Il est préférable qu'elle soit bien desservie en transports en commun, à côté d’une gare ou d’une station de métro.
Pensez également à la pause déjeuner des participants. Assurez-vous que le lieu de réunion se trouve à moins de 5 minutes à pied d'un restaurant ou d'un snack.
Vous devez impérativement vérifier 3 points avant de louer une salle de réunion.
Tout d'abord, la propreté des lieux et l’état de vétusté du bâtiment. Vous ferez une meilleure impression et les participants seront plus réceptifs et concentrés s’ils se sentent bien dans leur environnement de travail. Pensez par ailleurs à contrôler les sanitaires : sont-ils propres et accessibles à tous ? Sont-ils équipés pour les personnes à mobilités réduites ?
Vérifiez aussi l’accessibilité : Trouve-t-on aisément l’entrée ? La salle de réunion est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite ?
Enfin, la pièce doit être lumineuse ou bénéficier d'un bon éclairage. Cela n'est pas esthétique, c'est également un confort non négligeable.
L’attitude professionnelle du personnel de l’accueil doit être irréprochable. Elles se doivent d'être souriantes, chaleureuses et disponibles. Elles doivent savoir orienter les participants à votre réunion et s’assurer qu’il ne manque rien.
Un autre aspect très important : la sécurité. Il faut s’assurer que les locaux soient aux normes en termes d’évacuation et de moyens de lutte contre les incendies : Plan d’évacuation, sorties de secours, extincteurs, signalétique…
Enfin, le personnel de l’accueil doit être formé et être en mesure de faire évacuer tous les participants, et de prévenir les secours en cas d’incendie.
L'équipement d'une salle de réunion est un point tout aussi important que la localisation. Assurez-vous que la salle dispose d'une connexion wifi importante.
Privilégiez une salle équipée, avec un nombre de tables et de chaises suffisant. Veillez enfin à la mise à disposition d'équipements comme un vidéoprojecteur, un tableau blanc et un paper board.
Vérifiez les différentes possibilités et options qui vous sont proposées et qui peuvent vous faciliter l'organisation de votre réunion ou formation.
Par exemple, si elle se trouve dans un centre d'affaires, vous aurez normalement l'avantage de ne pas avoir à vous soucier du café, des bouteilles d'eau, des petits déjeuners d’accueil, des plateaux repas pour le midi, de l’accueil, etc.
